PROFESSIONISTI E POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
pubblicazione di ottobre 2009

Con l’obiettivo della riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese, nel decreto anti crisi dello scorso anno (D.L. n.185/08) il Legislatore ha inserito alcune novità volte a potenziare lo strumento della PEC (Posta Elettronica Certificata), sistema di comunicazione via e-mail che, nato nel 2005 e disciplinato dal DPR n.68/05 e dal relativo provvedimento attuativo (D.M. 2/11/05), si fonda sulla trasmissione al mittente di una ricevuta elettronica, con valenza legale, attestante l’invio e la consegna al destinatario dei documenti informatici spediti tramite Internet

Il servizio di PEC consiste in un sistema di comunicazione elettronica che, grazie alle sue caratteristiche di tracciabilità ed inviolabilità, rende il messaggio e-mail "certificato" equivalente, nella sostanza, alla tradizionale raccomandata A/R, garantendo oltre alla certezza della comunicazione anche un costo nettamente inferiore.

Altro grande vantaggio è quello, già accennato, della valenza legale attribuita alle e-mail certificate, che risultano opponibili nei confronti dei terzi, e in particolare per quanto riguarda la data e l’ora di trasmissione e di ricezione.

Nella pratica, i messaggi di PEC e i relativi allegati si considerano legalmente conosciuti dal destinatario nel momento in cui sono recapitati nella sua casella di posta elettronica, indipendentemente dall’effettiva lettura. A tal fine:

  • il mittente o il destinatario devono avvalersi di uno dei gestori di posta elettronica certificata iscritti in un apposito elenco pubblico tenuto dal CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione);

  • il documento informatico (messaggio di posta elettronica ed eventuali allegati) deve essere sottoscritto con una firma elettronica qualificata che ne garantisca la provenienza, l’integrità e l’autenticità;

  • a ciascun messaggio deve essere apposto il riferimento temporale.

Si ritiene opportuno ricordare il concetto dell’efficacia probatoria attribuita al documento informatico:

 

l’art.21, co.2 del Codice dell’Amministrazione digitale stabilisce che a tale documento, se sottoscritto con firma digitale o con altro tipo di firma elettronica qualificata, è riconosciuta l’efficacia probatoria di cui all’art.2702 c.c., il quale disciplina l’efficacia della scrittura privata.

L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che sia data prova contraria.

Tanto premesso, le norme contenute nel D.L. n.185/08 stabiliscono, rispettivamente per società, professionisti iscritti negli albi, amministrazioni pubbliche, l’obbligo di istituzione/comunicazione del proprio indirizzo di PEC, con decorrenze diverse.

In particolare

le imprese costituite in forma societaria di nuova costituzione

  

sono già tenute (dal 29 novembre dello scorso anno) ad indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese;
     

le imprese costituite in forma societaria già in essere alla data del 29/11/08 (entrata in vigore del decreto)

  

hanno tre anni di tempo per eseguire la medesima comunicazione al R.I.; da segnalare che la pratica di iscrizione nel registro delle imprese della PEC e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria;
     

i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con leggi dello Stato

  

hanno tempo un anno dall’entrata in vigore, e quindi entro il prossimo 29 novembre 2009, per comunicare ai rispettivi ordini o collegi di appartenenza il proprio indirizzo di PEC; a loro volta, gli ordini e i Collegi pubblicheranno in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalla P.A., i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta.

 

OBBLIGO DI ISTITUZIONE E COMUNICAZIONE DELLA PEC

Imprese costituite in forma societaria di nuova costituzione

All’atto della domanda di iscrizione al registro delle imprese

Imprese costituite in forma societaria già costitute alla data di entrata in vigore del decreto (29/11/08)

Tre anni dalla data di entrata in vigore del decreto (entro 29/11/11) per comunicare senza oneri la casella di PEC al Registro delle imprese

Professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con leggi dello Stato

Un anno dall’entrata in vigore del decreto (entro 29/11/09) per comunicare ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di PEC

Secondo quanto stabilito dalla norma, in linea generale le comunicazioni tra società, professionisti iscritti in albi e P.A., che abbiano provveduto agli adempimenti descritti in precedenza, possono essere inviate attraverso la posta elettronica certificata senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo